Tietosuojaseloste

1. Roolimme henkilötietojen käsittelyssä: rekisterinpitäjä vs. käsittelijä

Koska tarjoamme B2B SaaS -alustaa organisaatioiden sisäiseen mentorointiin, toimimme kahdessa eri roolissa riippuen siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme:

• Nordic Mentor henkilötietojen käsittelijänä (SaaS-mentorointialusta): Kun käytät Nordic Mentor -alustaa työnantajasi tai organisaatiosi tarjoamana sisäisen mentoroinnin työkaluna, oma organisaatiosi toimii rekisterinpitäjänä ja Nordic Mentor toimii henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelemme tietoja ainoastaan asiakasorganisaation ohjeiden ja keskinäisen tietojenkäsittelysopimuksemme (DPA) mukaisesti.
• Nordic Mentor rekisterinpitäjänä (verkkosivusto, myynti ja markkinointi): Kun vierailet julkisilla verkkosivuillamme, varaat demon, lataat materiaaleja tai olet meihin yhteydessä asiakkaan tai kumppanin edustajana, Nordic Mentor toimii henkilötietojesi rekisterinpitäjänä.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Yritys: Nordic Platforms Oy
Y-tunnus: 3619198-8
Osoite: Kasarmikatu 8, 00140 Helsinki
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Kalle Koivuniemi (info@nordicmentor.com)

2. Mitä henkilötietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

A. Mentorointialustan käyttäjät (käsittelijän rooli)

Automaattisen mentorointiprosessin toteuttamiseksi alustalla käsitellään seuraavia tietoja:

• Perus- ja profiilitiedot: Nimi, työsähköpostiosoite, titteli, yksikkö/osasto, työkokemusvuodet, kielivalinnat sekä toivottu rooli (mentori, mentoroitava tai molemmat).
• Osaamis- ja kehitystiedot (matching-data): Käyttäjän valitsemat vahvuudet, kehityskohteet, viestintätyyli ja toivottu tapaamistiheys.
• Mentorointiprosessin tiedot: Tekoälyn muodostamat parisuositukset, asetetut tavoitteet, tapaamisagendat, kalenterivaraukset sekä palautekyselyiden vastaukset.
• Raportointi johdolle ja HR:lle: Asiakasorganisaation hallintapaneelissa tietoja tarkastellaan ensisijaisesti kooste- ja tilastotasolla (esim. aktiiviset parit, osaamisvajeet ja sitoutuminen). Yksittäisten mentorointikeskustelujen luottamuksellisuutta suojellaan, eikä alustaa käytetä työntekijöiden keskustelujen salakuunteluun.

B. Verkkosivuston kävijät ja B2B-asiakasedustajat (rekisterinpitäjän rooli)

• Yhteystiedot ja viestintä: Nimi, organisaatio, titteli, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä yhteydenottolomakkeiden tai tapaamisten kautta annetut tiedot.
• Verkkosivuston analytiikka: IP-osoite (anonymisoitu), selaintyyppi, vierailun kesto ja sivulataukset julkisella verkkosivustollamme, mikäli olet antanut suostumuksesi tilastollisiin evästeisiin.

3. Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR Art. 6)

• Sopimus (Art. 6.1 b): Palvelun toimittaminen, käyttäjätilien hallinta ja asiakassopimusten täytäntöönpano.
• Oikeutettu etu (Art. 6.1 f): B2B-asiakashankinta, asiakassuhteiden hoito, palvelun teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistaminen sekä palvelun kehittäminen.
• Suostumus (Art. 6.1 a): Ei-välttämättömät analytiikkaevästeet julkisella verkkosivustolla sekä suoramarkkinointiluvat. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Lakisääteinen velvoite (Art. 6.1 c): Kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteiden täyttäminen.

4. Vastuullinen tekoäly (AI) ja automaattinen päätöksenteko

Nordic Mentor hyödyntää tekoälyä mentorointiparien yhteensovittamisessa (AI-matchmaking), kehitystavoitteiden luonnissa ja tapaamisagendojen fasilitoinnissa:

• Ei koulutuskäyttöä: Työntekijöiden henkilötietoja, osaamisprofiileja tai mentorointikeskusteluja ei koskaan käytetä yleisten tai ulkopuolisten tekoälymallien opettamiseen tai kouluttamiseen.
• Paikallinen ja sertifioitu prosessointi: Älykäs yhteensovitus (AI-matchmaking) ajetaan Suomessa sijaitsevassa Nebius-konesalissa, joka on ISO 27001/27701- ja SOC 2 Type II -sertifioitu.
• Ihmisen valvonta: Tekoäly ei tee rekisteröityä koskevia oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä automaattisia päätöksiä (GDPR Art. 22), vaan toimii älykkäänä suosittelu- ja fasilitointityökaluna osallistujille ja organisaation HR:lle.

5. Datan sijainti, suvereniteetti ja alikäsittelijät

Kaikki käyttäjädata ja tietokannat sijaitsevat ja säilyvät EU/ETA-alueella (Suomessa ja Saksassa). Käytämme ainoastaan huolellisesti valittuja, yritystason tietoturvavaatimukset täyttäviä alikäsittelijöitä.

Kolmannen osapuolen integraatiot: Asiakasorganisaation valinnan mukaisesti alusta voi yhdistyä organisaation omiin työkaluihin, kuten Microsoft Teamsiin, Slackiin, Outlook-kalenteriin, Google-kalenteriin, Workdayhin tai SAP SuccessFactorsiin. Tiedonsiirto näihin järjestelmiin tapahtuu aina suojattujen rajapintojen kautta asiakasorganisaation valtuutuksella.

6. Evästeet ja analytiikka

Erotamme julkisen markkinointisivustomme ja varsinaisen mentorointialustan seurannan tiukasti toisistaan:

• Puhdas alustaympäristö (SaaS-sovellus): Itse mentorointialustalla ei käytetä ulkopuolisia markkinointi- tai analytiikkatyökaluja, kuten Google Analyticsia. Kaikki seuranta alustalla on minimoitu ja palvelee ainoastaan palvelun teknistä toimivuutta ja tietoturvaa.
• Julkinen verkkosivusto: Käytämme julkisella sivustollamme välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan takaamiseksi sekä Google Analytics 4 -palvelua kävijäliikenteen tilastointiin. Analytiikkaevästeet ladataan ainoastaan, mikäli annat niille suostumuksesi evästebannerissamme. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa sivuston alalaidan "Evästeasetukset"-linkistä.

7. Tietojen säilytysaika

• Mentorointialustan tiedot: Säilytämme tietoja asiakasorganisaation kanssa solmitun sopimuksen voimassaoloajan. Sopimuksen päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan tietojenkäsittelysopimuksessa (DPA) määritellyn ajan (tyypillisesti 30–90 päivän) kuluessa, ellei asiakasorganisaatio pyydä tietojen aikaisempaa poistoa.
• Markkinointi- ja asiakasrekisteri: B2B-kontakteja ja asiakassuhdetietoja säilytetään niin kauan kuin niille on liiketoiminnallinen peruste tai kunnes henkilö pyytää tietojensa poistamista. Kirjanpitoon liittyvää aineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti oikeus:

• Saada pääsy tietoihin: Tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme.
• Oikaista tietoja: Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Poistaa tiedot ("oikeus tulla unohdetuksi"): Pyytää tietojesi poistamista, kun käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.
• Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä: Vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin tai oikeutetun edun perusteella.
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa.

Huomio alustan loppukäyttäjille: Jos käytät Nordic Mentoria työnantajasi kautta, osoitathan rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt ensisijaisesti omalle organisaatiollesi (HR- tai tietosuojavastaavalle), joka toimii tietojesi rekisterinpitäjänä. Avustamme asiakasorganisaatioitamme kaikkien pyyntöjen toteuttamisessa viivytyksettä.

Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).