Integritetspolicy

1. Vår roll i behandlingen av personuppgifter: personuppgiftsansvarig vs. personuppgiftsbiträde

Eftersom vi tillhandahåller en B2B SaaS-plattform för internt mentorskap i organisationer agerar vi i två olika roller beroende på hur du interagerar med oss:

• Nordic Mentor som personuppgiftsbiträde (SaaS-mentorskapsplattformen): När du använder plattformen Nordic Mentor som ett verktyg för internt mentorskap som tillhandahålls av din arbetsgivare eller organisation, är din organisation personuppgiftsansvarig och Nordic Mentor agerar som personuppgiftsbiträde. Vi behandlar personuppgifter uteslutande enligt kundorganisationens instruktioner och vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).
• Nordic Mentor som personuppgiftsansvarig (webbplats, försäljning och marknadsföring): När du besöker vår offentliga webbplats, bokar en demo, laddar ner material eller kontaktar oss som representant för en kund eller partner, är Nordic Mentor personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

Företag: Nordic Platforms Oy
FO-nummer: 3619198-8
Adress: Kasarmikatu 8, 00140 Helsingfors, Finland
Kontaktperson i dataskyddsfrågor: Kalle Koivuniemi (info@nordicmentor.com)

2. Vilka personuppgifter samlar vi in och för vilka ändamål?

A. Användare av mentorskapsplattformen (roll som personuppgiftsbiträde)

För att genomföra mentorskapsprocessen automatiskt behandlas följande uppgifter på plattformen:

• Grundläggande uppgifter och profilinformation: Namn, e-postadress på arbetet, titel, enhet/avdelning, antal år i arbetslivet, språkval samt önskad roll (mentor, adept eller båda).
• Kompetens- och utvecklingsdata (matching-data): Användarens valda styrkor, utvecklingsområden, kommunikationsstil och önskad mötesfrekvens.
• Uppgifter om mentorskapsprocessen: AI-genererade parförslag, uppsatta mål, mötesagendor, kalenderbokningar samt svar på utvärderingsenkäter.
• Rapportering till ledning och HR: I kundorganisationens kontrollpanel visas uppgifter i första hand på aggregerad och statistisk nivå (t.ex. aktiva par, kompetensgap och engagemang). Konfidentialiteten i enskilda mentorskapssamtal skyddas, och plattformen används inte för att avlyssna de anställdas samtal.

B. Webbplatsbesökare och B2B-representanter (roll som personuppgiftsansvarig)

• Kontaktuppgifter och kommunikation: Namn, organisation, titel, e-postadress, telefonnummer samt information som lämnas via kontaktformulär eller i möten.
• Webbplatsanalys: IP-adress (anonymiserad), webbläsartyp, besökstid och sidvisningar på vår offentliga webbplats, förutsatt att du har gett ditt samtycke till statistiska kakor.

3. Rättslig grund för behandlingen (GDPR Art. 6)

• Avtal (Art. 6.1 b): Leverans av tjänsten, hantering av användarkonton och fullgörande av kundavtal.
• Berättigat intresse (Art. 6.1 f): B2B-kundanskaffning, hantering av kundrelationer, säkerställande av tjänstens tekniska funktion och informationssäkerhet samt utveckling av tjänsten.
• Samtycke (Art. 6.1 a): Icke-nödvändiga analyskakor på den offentliga webbplatsen samt samtycke till direktmarknadsföring. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
• Rättslig förpliktelse (Art. 6.1 c): Fullgörande av bokförings- och myndighetskrav.

4. Ansvarsfull artificiell intelligens (AI) och automatiserat beslutsfattande

Nordic Mentor använder AI för att matcha mentorskapspar (AI-matchmaking), skapa utvecklingsmål och facilitera mötesagendor:

• Ingen AI-träning: Anställdas personuppgifter, kompetensprofiler eller mentorskapssamtal används aldrig för att träna generella eller externa AI-modeller.
• Certifierad bearbetning: Vår intelligenta matchning (AI-matchmaking) körs i ett Nebius-datacenter i Finland som är certifierat enligt ISO 27001/27701 och SOC 2 Type II.
• Mänsklig översyn: AI:n fattar inga automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för den registrerade (GDPR Art. 22), utan fungerar som ett rekommendations- och faciliteringsverktyg för deltagare och organisationens HR.

5. Datalagring, suveränitet och underbiträden

All användardata och alla databaser finns och stannar inom EU/EES-området (Finland och Tyskland). Vi anlitar endast noggrant utvalda underbiträden som uppfyller höga krav på informationssäkerhet för företag.

Tredjepartsintegrationer: Efter kundorganisationens val kan plattformen kopplas till organisationens egna verktyg, såsom Microsoft Teams, Slack, Outlook-kalender, Google-kalender, Workday eller SAP SuccessFactors. Dataöverföring till dessa system sker alltid via säkra gränssnitt med kundorganisationens auktorisering.

6. Kakor och analysverktyg

Vi håller spårningen på vår offentliga marknadsföringswebbplats och på själva mentorskapsplattformen strikt åtskilda:

• Ren plattformsmiljö (SaaS-applikationen): På själva mentorskapsplattformen används inga externa marknadsförings- eller analysverktyg, såsom Google Analytics. All spårning på plattformen är minimerad och tjänar uteslutande tjänstens tekniska funktion och säkerhet.
• Offentlig webbplats: På vår offentliga webbplats använder vi nödvändiga kakor för webbplatsens funktion samt Google Analytics 4 för besöksstatistik. Analyskakor laddas endast om du ger ditt samtycke i vår cookie-banner. Du kan när som helst ändra ditt val via länken "Cookie-inställningar" längst ned på webbplatsen.

7. Lagringstid

• Uppgifter på mentorskapsplattformen: Vi lagrar uppgifter under avtalstiden med kundorganisationen. När avtalet upphör raderas eller anonymiseras personuppgifterna inom den tid som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA), vanligtvis 30–90 dagar, såvida inte kundorganisationen begär tidigare radering.
• Marknadsförings- och kundregister: B2B-kontaktuppgifter och uppgifter om kundrelationer lagras så länge det finns ett affärsmässigt skäl eller tills personen begär att uppgifterna raderas. Bokföringsmaterial lagras i sex (6) år i enlighet med bokföringslagen.

8. Dina rättigheter som registrerad

Enligt GDPR har du rätt att:

• Få tillgång till uppgifterna: Kontrollera vilka personuppgifter om dig vi behandlar.
• Begära rättelse: Be oss rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Begära radering ("rätten att bli bortglömd"): Begära att dina uppgifter raderas när det inte längre finns någon laglig grund för behandlingen.
• Begränsa eller invända mot behandling: Invända mot behandling av dina uppgifter för direktmarknadsföring eller på grund av berättigat intresse.
• Flytta uppgifter från ett system till ett annat: Få ut de uppgifter du själv har lämnat i ett maskinläsbart format.

Information till slutanvändare av plattformen: Om du använder Nordic Mentor via din arbetsgivare, rikta förfrågningar om dina rättigheter som registrerad i första hand till din egen organisation (HR eller dataskyddsombud), som är personuppgiftsansvarig. Vi hjälper våra kundorganisationer att genomföra alla förfrågningar utan dröjsmål.

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannens byrå, tietosuoja.fi).